如何成为一个优秀的时间管理大师

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二、任务分类

时间规划的第一步是对任务进行分类——这也是大多数人没有意识到或者不会去做的事情。但是事实上，不同的任务各有其不同的特征，需要区分对待。不加以区别地把任务“塞”进时间表里，是计划无法执行的重要原因之一。

常见的一种分类方法是根据紧急程度和重要程度分成四类，但我个人尝试过后发现根本不好用——如此分类最多只不过能够确定完成事情的顺序，但是还是没有明确具体应该如何安排。

1. 个人的分类策略

从时间规划的角度，我认为对任务分类主要考虑以下两个因素：

任务是否可以提前(较长时间)就可以预知

任务是否明确，也就是任务所花费的时间是不是相对固定的

根据以上分类，可以将绝大多数任务基本分为四类：固定任务、临时任务、长期任务、自由任务

2. 固定任务

特点：可预知性强，确定度高；

表现：往往在一定时间尺度上（每天/周/月）具有周期性，且在每一个周期中位于（或可自主安排在）固定时间；

示例：一日三餐、每周课表、日常课程作业、部门例会等

安排难度：这类任务基本上是最容易安排的

3. 临时任务

特点：可预知性弱，确定度高；

表现：往往只能提前几天甚至更短时间收到，但任务具体要做些什么，大概要花多少时间，基本上都是清晰的；

示例：召开班会/年级大会、组织/社团内建活动、临时问卷或申请等

安排难度：这类任务往往是打乱我们时间安排的罪魁祸首，也让我们“一直在忙但不知道在忙些什么”，但只要掌握技巧，其实不难安排。

4. 长期任务

特点：可预知性强，确定度低

表现：学期初或很早就布置，ddl很远，工作总量通常较大，实现路径不是特别清晰；

示例：期末考试、课程论文/大作业、考驾照、四六级等

安排难度：有一定难度，主要是需要与短期任务结合起来安排，但一般人往往是快到ddl时才猛然发觉“还有这事？”，然后开始爆肝，手忙脚乱。

5. 自由任务

特点：可预知性弱，确定度低

表现：任务比较随机，基本没有什么预兆，或者虽然有一定可预知性，但需要花的时间完全薛定谔且通常较长，有时只有完成上一步才能看情况安排下一步

示例：科研探索实验、临时饭局、“说走就走”的旅行等

安排难度：非常高，基本上无法特意进行安排

三、时间安排原则

在明确了不同任务的不同特征，将任务分好类后，才能够开始进行安排。根据任务能否提前安排（可预知性），又需要分为长期安排和短期安排，长期短期两手抓，相互协调。

其中固定任务和长期任务由于其可预知，可以在学期初进行集中规划，临时任务和自由任务由于不可预知，需要将时间规划融入日常。

1. 固定任务固定时间

常见任务

大学生的固定任务主要有：

每日规定动作（一日三餐、洗漱、睡觉等）

每周课表和每周都有的课程作业（作业量和完成所需时间一般都相对固定）

组织或社团的例会

不少人还会安排运动、健身、背英语单词、看课外书、和家长视频通话等等。

安排原则

在学期初提前安排，制定每周时间表；

每一项固定任务尽可能安排在固定的时间；

以上“固定时间”尽可能避开临时任务出没频繁的时间，如周五下午。

2. 长期任务学会分解

常见任务

大学生的长期任务主要是课程任务，包括：论文、大作业、期中/期末考试、四六级、学科竞赛等

安排原则

这类任务由于可提前预知，所以可以提前安排，但又由于具体内容和路径不清晰，所以不应该也没有办法进行过于详细的安排，故应遵循以下原则：

提前规划：在学期初安排，以周为单位列学期计划；

任务拆解：几乎每一项长期任务都可以拆解为若干步骤（见实例），因此需要提前将任务拆分成若干个大步骤；

任务分配：将拆解后的任务步骤以周为单位进行分配；

ddl控制：进行计划安排时，需要在ddl前10%~20%的时间完成，留有冗余。

任务错位：同时有若干项长期任务时，尽可能使其时间错开，确实需要重叠的，使其核心工作错开。

任务拆解与安排实例

假设我们有两项任务：程序设计大作业、马原论文，ddl都是第14周，以上任务在开学前两周就已明确

第一步：任务拆解：

程序设计大作业可以拆解为：确定选题、寻找参考代码、确定算法和结构、编写和调试、优化代码（可不做）、撰写报告

马原论文可以拆解为：确定主题、文献阅读、确定大纲和摘要、撰写论文、修改定稿

第二步：任务分配

程序设计大作业预计持续5周，根据工作量：第1周确定选题、寻找参考代码；第2周确定算法和结构；第3-4周编写和调试；第5周撰写报告

马原论文预计持续3周：第1周确定选题、文献阅读、确定大纲；第2周撰写摘要和主体；第3周修改和调整格式。

第三步：ddl控制

两项工作ddl为第14周，因此尽可能在第13周完成。

程序设计大作业：最晚第9周开始

马原论文：最晚第11周开始

第四步：任务错位

考虑到程序设计需要运用更专业的知识，因此学得越多完成得越轻松，故应先完成马原论文。同时，大作业的“编写调试”和论文的“撰写主体”应当错开，且最好间隔1周，留有一定冗余。

第五步：完成安排

第7周：论文确定选题、调研文献、撰写摘要

第8周：论文撰写

第9周：论文修改定稿、大作业确定选题、寻找参考代码

第10周：大作业确定算法和结构

第11-12周：编写和调试

第13周：撰写报告

上述步骤因为留有一定冗余空间，在实际执行时，提前或延后1周都是在合理范围内的。以上任务具体如何更精确地安排到时间表里，详见后文“具体步骤和工具”。

3. 临时任务适当提前

常见任务

大学生可能遇到的临时任务五花八门，各式各样，但总体而言遵循以下规律：

规律一：完成时间＞1小时的，一般情况下至少提前3天通知，例如组织外出实践；

规律二：提前1-3天通知的，完成时间一般不超过1小时，例如辅导员约谈心谈话；

规律三：提前1天以内通知的，完成时间一般不超过20分钟，例如填写临时问卷；

规律四：极少数情况下事情非常重要，不符合以上规律。但一般一学期遇不到一次；

如果以上规律都不符合，也就是说——事情并非极其重要、临时通知、需要花费较长时间才能完成，~~那一定是发通知的人有问题~~。

安排原则一——“三天”原则

一言以蔽之：提前三天对三天后的工作任务进行安排，不要早也不要晚。

该原则主要依据临时任务的规律一；

过早安排：例如周日把下周一到下周日的时间排满了，但很可能周二发通知周五开会，导致一周安排全部作废；

过晚安排：例如今天安排明天的任务，自己能够“控制”的未来太短，往往会给人带来紧迫感，觉得自己任务要完不成了，造成焦虑。

至于三天后的任务或ddl——可以明天或者后天再说。

安排原则二——“一小时”原则

一言以蔽之：每天留足1小时自由安排的空闲时间。

该原则主要依据临时任务的规律二、三；

若当日出现较紧急的临时任务，可以用这1小时完成；

若当日其他任务花费的时间多于预期，也可以用这1小时补足；

若当日其他任务花费的时间少于或等于预期，这1小时可以奖励自己做任何事情。

4. 自由任务学会取舍

常见任务

自由任务既无法提前一段时间收到消息，也无法预知内容和时长，因此也是最不可控的。但是这类任务往往有一个特点——可做可不做，取舍的自由度较高，譬如朋友聚会、外出旅行、钻研难题等。

安排原则

留足冗余：由于时间不可控，因此往往需要留有足够的空余时间（所谓“学有余力”）方能安排，此处的“足”一般指每周至少半天；

学会放弃：在其他任务较为紧迫时，需要考虑适当延后或舍弃部分自由任务

四、具体步骤和工具

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前面一个部分花了大量的篇幅介绍了不同类型的任务进行安排的原则，但没有落实到具体的实操，下面这个部分便重点讲述落实到每一天，如何具体地进行时间安排。

在此之前，需要明确一个原则，即任务的安排顺序：越重要的任务越先安排，调整空间越小的任务越先安排。在长期任务进度正常的情况下，遵循以下安排顺序：固定任务→临时任务→长期任务→自由任务。

1. 第一步：固定任务的每周时间表

工具：Excel、滴答清单或其他类似软件

安排时间：每学期初

方法：使用Excel等软件制作每周时间表，将三餐、洗漱、课程、作业、运动等固定事项优先安排入时间表中，且这些时间尽可能避开临时任务高发的时间段；

安排前已知信息：一张空的每周时间表（见下图）；每周需要完成的固定任务；

安排后：一张部分时间段填满固定任务的每周时间表。

2. 第二步：长期任务的学期安排表

工具：Excel

安排时间：学期初

方法：使用Excel列出学期安排表，以周为单位进行安排，将长期任务依据事项适当分类，根据前文所述的任务拆解和分配的方法，将已知的长期任务分配到每一周。

安排前已知信息：一张空的学期安排表（见下表）；本学期的长期任务。

安排后：部分周次填充有长期任务的学期安排表

注：下面这个图是去年春夏学期的日历。

3. 第三步：每天按实际情况安排临时任务

工具：电脑桌面插件——桌面日历（强烈推荐！）

安排时间：提前3天

安排前已知信息：一张部分时间段填满固定任务的每周时间表；3天内需要完成的临时任务；

安排方法：将3天内的临时任务根据任务要求和个人意愿，插入还未被固定任务占据的时间中。

安排后：一张记录3天内需要完成的固定任务、临时任务的“日历清单”。

注意：建议以上午/下午/晚上为单位进行事项安排，不建议把时间精确到时间点（后文解释）。

4. 第四步：按计划安排长期任务

工具：桌面日历

安排时间：提前3天

安排前已知信息：一张记录3天内需要完成的固定任务、临时任务的“日历清单”；长期计划表中本周需要完成的长期任务模块。

方法：

（1）如本周无长期任务安排，则可考虑超前完成，或空余时间安排自由任务；

（2）如本周有长期任务安排，且3天内有空余时间，则将长期计划表中本周任务安排进时间表；

（3）如本周有长期任务安排，且3天内无空余时间，则不安排，明天再看第4天的情况，如一周都无空余时间，则可以考虑长期任务后延一周（前文提到，长期任务计划表的ddl控制是留有冗余的）

注意：长期任务的安排比较自由，只需要大致符合学期安排即可，如进度超前，则优先级可放在自由任务之后，如进度滞后，优先级则应该放在临时任务甚至固定任务之前，同时对临时任务进行取舍。

5. 第五步：空余时间安排自由任务

工具：桌面日历

安排时间：不定

方法：若固定任务、临时任务、长期任务均已得到安排，且当前仍然有时间，那么这些空余的时间——爱干啥干啥，完全可以由自己支配。

6. 有计划的长期安排

根据长期任务的学期计划表，我们同时能够看到哪几周我们可能会比较忙，哪几周可能会比较闲，因此甚至可以提前把出游等计划列入自己的长期安排，实现劳逸结合。

通过以上的步骤，按照一定的优先级，我们就可以逐步将各项任务安排妥当，不至于让临时任务打乱安排；而因为在安排时同时进行了长期的计划，对长期任务进行了进度的控制，因此也不需要担心无法在ddl前完成任务，不需要担心许多的ddl会撞在一起，只需要按照计划执行即可。

五、常见误区

不少人在进行时间安排时，会出现一些误区，譬如：

总是认为计划做得越详细越好

总是认为时间定的约精准越好

总是认为任务安排得越满，过得越充实就越好

——最终这种安排要么因为过于理想化而完全无法执行，要么由于过于严格而成为自己的束缚。

1. 误区一：越详细越好

有不少人认为计划安排得越详细越好，非常希望提前把所有事情都谋划好，把每一个任务细节安排入每一天，并为此花费了大量的时间和精力，最终看着自己满满的计划表，非常满足和感动。然而在实际执行时却会发现——事情和自己想象的完全不同。

也许是某个临时任务突然出现，占据了原定安排的时间

也许是某个步骤比自己想象中的难度大得多，消耗了完全超出预期的精力

——最终按照计划执行了不到20%，便“中道崩殂”，然后陷入了挫败和自我怀疑的怪圈：花了这么大精力做得计划，却没有得到什么成果，是不是自己执行力有问题？是不是自己的能力有问题？

然而事实上，没有什么事情是完全在掌控内的，总体而言，距离我们越近的任务，我们对它的了解和把握程度就越高，而距离我们越远的目标，发生变化的可能就越大

因此进行安排时，无需事事详细，而需要详略得当，距离近的任务可以详细安排，譬如在安排本周长期任务时，就可以将原来已经拆解的单步任务进行进一步的细分，把“文献阅读”进一步拆解为“阅读XXX文献”，而对于距离远的任务，只需要掌握其要以即可。

2. 误区二：越精准越好

有不少人认为时间安排得越精准越好，哪怕是非课程任务，也喜欢掐点安排——譬如：

09:00-10:30完成微积分作业

10:30-12:00完成线性代数作业

——并且任务与任务之间挨得很近

这样安排的问题在于两个方面：

其一，许多事情是不一定可控的，假如微积分遇到了一道难题，就有可能需要占据原定安排中线性代数的时间；

其二，这种精确到分钟的安排，会给我们带来焦虑感，一旦无法在既定的时间点完成任务，就会感觉自己的计划被全盘打乱，于是更加无法集中注意力，导致完成任务的效率进一步下降，形成恶性循环。

更好的方法是：以上午/下午/晚上为单位安排任务，但不要对时间进行规定，让自己在具体执行时可以更加游刃有余。

3. 误区三：越充实越好

不少人总担心自己把时间浪费掉了，于是将自己的时间表排得满满当当——吃喝拉撒事无巨细全部一股脑塞进计划表，又或者把一系列的硬核任务安排在一天，然后看着满满当当的计划表，十分满足。

然而在实际执行中却会发现——起床需要时间、赶路需要时间、任务与任务之间需要有间歇、人脑需要休息，最终在某一个环节上与原计划出现了偏差，又或者有其他意外事件发生，导致所有安排全部崩盘，于是再次陷入emo和自我怀疑中。

更好的方式应该是“一小时”原则：每天提前给自己预设好1小时左右的冗余时间，用于应对各种突发情况，同时也让自己有一定的容错时间。

而倘若最终按照计划完美执行了安排，甚至提前完成了任务——那么空余的时间可以进行自由安排或者娱乐，作为对自己完成任务的奖励，这样的正向激励也会进一步增强自己的自信，让自己更有动力按照计划去执行。

六、总结

我始终认为，许多人认为的“拖延症”“缺乏执行力”等问题，有时候并非我们本身没有动力，不想执行，或许是因为我们也曾想过按照计划完成安排，但由于时间安排的不科学——或是许多计划被临时任务打乱，或是精确的安排让自己更加焦虑，或是没有意识进行长期规划——在反复经受了“制定计划-无法完成计划-制定计划-无法完成计划”的折磨后，对自己的执行力，对自己的能力产生了怀疑，由此衍生出摆烂甚至自暴自弃的心理。

因此我希望把我进行时间安排的方法带给大家，通过这种安排逻辑，我们对所有的事情了然于胸，因此也会更加有自信度过一个充实的学期，这也能够使我们更有信心和执行力将这个计划落实——因为我们切实地看到，只要按照计划行动，就一定能取得成果。

希望本文对你有用，也希望你我一同共勉，好好安排自己的生活，度过充实的青春岁月。